FUNDACION CIENCIAS DE LA DOCUMENTACION

GESTION DE INFORMACION

En la era de la información, de la explosión de sus tecnologías, se vive la etapa en la que la humanidad ha alcanzado un desarrollo imprevisible; cada día son mayores las diferencias sociales, políticas y económicas. Se habla constantemente sobre la sociedad de la información, es visible el paso de las sociedades industriales a las posindustriales y del conocimiento, donde el factor esencial de progreso es el conocimiento. Esta nueva sociedad, con organizaciones basadas en el aprendizaje, cuyo su capital más preciado es el ser humano, se sustenta en un desarrollo tecnológico sin precedentes, es el punto en el cual las grandes compañías planifican sus productos en función de la gestión del conocimiento y de la viabilidad para su obtención.En este contexto, debe entenderse que las tecnologías de información y las telecomunicaciones no son más que un medio para transmitir y gestionar datos, información y conocimiento, el conocimiento es factor fundamental para la creación de riquezas.En la era de la información, uno de los principales problemas es su exceso, es necesario invertir mucho tiempo en ella debido, entre otras causas, a la liberación de los mecanismos regulatorios existentes en materia de publicaciones, sobre todo como resultado del surgimiento y desarrollo de Internet; por esta razón, es frecuente encontrar un número significativo de publicaciones redundantes y de baja calidad mezcladas con otras importantes y sólidas, difíciles de hallar entre la información ruidosa que la "envuelve". Son múltiples las definiciones de un mismo concepto, por ejemplo, existe una multitud de definiciones, que en su conjunto son bastante dispares y, en muchos casos, ambiguas. Esto se debe, por una parte, al enfoque con el que se define el concepto (cultural, organizativo o tecnológico), y por otra, a que existen diferentes aproximaciones, en dependencia de su aplicación concreta a casos reales. La información es un elemento fundamental para el desarrollo, con el decursar de los años, la gestión de la información ocupa, cada vez más, un espacio mayor en la economía de los países a escala mundial. Bárbara Spiegelman, al plantear la necesidad inmediata de implantar modelos para la gestión de la calidad total en las instituciones de información, deja entrever la estrecha relación que existe entre gestión de la información, del conocimiento y de la calidad en el quehacer de una organización.Con el surgimiento de la teoría de la organización, se acentuó la importancia de la información. Una organización es un sistema conformado por personas, recursos materiales e información. Esta última determina el "orden y el caos" entre los individuos, los recursos y en la interrelación personas-recursos. Por esta razón, debe considerarse a las organizaciones como sistemas de información. El impacto de los cambios económicos, políticos, culturales, tecnológicos y otros ha originado una revolución en materia de gestión de información en las organizaciones, se transformaron entonces las normas, los conceptos, los procedimientos, el comportamiento, así como los productos y los servicios, una nueva actitud permea el quehacer cotidiano de la proyección y el desarrollo de las actividades de información; indiscutiblemente el nuevo modelo de gestión tiene como base indispensable la gestión del conocimiento.5 Una institución de información es una organización del conocimiento, que mediante un conjunto de procesos, gestiona las capacidades, provee a los equipos de trabajo con recursos para la solución de los problemas de forma eficiente en el menor tiempo posible, con el objetivo final de obtener ventajas competitivas sostenibles en el tiempo y de aumentar las ganancias. En este sentido, Gilberto Sotolongo expresa que "la gestión de la información se ocupa de los resultados finales, no sólo de citas y localizaciones". Fernández-Molina lo corrobora cuando afirma que los profesionales de la información y sus instituciones son un factor indispensable para la permanencia de la organización en el mercado. La gestión del conocimiento es la gestión de los activos intangibles que aportan valor a la organización al momento de obtener capacidades y competencias esenciales distintivas. En el mundo de los servicios de información, las ideas de la calidad no deben vincularse sólo con la tenencia de recursos tecnológicos. Si el usuario/cliente no recibe los servicios como él los solicita y los espera, el fracaso es seguro. Los exámenes para determinar la calidad de los productos y servicios son el resultado del desarrollo de normas internacionales, regionales y nacionales dirigidas a auxiliar a las partes interesadas: proveedores, productores, comercializadores y clientes en el hallazgo de un instrumento de consenso común para la evaluación. Algunos de los estándares más conocidos son las normas ISO de las series 9000, 9001 y 9004. Las normas ISO 9000 abarcan una racionalización de muchos y variados enfoques nacionales en esta esfera, sin embargo, no es hasta 1987, cuando se publica la serie ISO 9000, adjunta a ISO-8402 en la que se sintetizan los referidos enfoques que provocan la internacionalización definitiva de las normas y los sistemas de calidad; ellas fueron más allá de los límites del sector industrial, con el desplazamiento de la economía mundial hacia el sector de los servicios, penetraron también en este último. Hoy es frecuente hablar de sistemas de calidad que funcionan en sus distintas categorías, incluidos los de la salud y de la información.8 Las ediciones actuales de las normas ISO 9000 - 9004 son un conjunto coherente de normas para la gestión de la calidad, diseñadas de forma complementaria, pero que pueden utilizarse como documentos independientes. La norma ISO 9000 describe los principios de los sistemas de la calidad y especifica la terminología de los sistemas de gestión.La norma ISO 9001, por su parte, establece los requisitos para un sistema de gestión de la calidad, útil para su aplicación interna por las organizaciones. Se centra en la eficacia del sistema de gestión de la calidad para cumplir con los requisitos del cliente.10La norma ISO 9004 orienta sobre un rango más amplio de objetivos para un sistema de gestión de la calidad que la norma 9001, especialmente para la mejora continua del desempeño, la eficacia y la eficiencia global de la organización. Se recomienda como una guía para aquellas organizaciones cuya alta dirección desee ir más allá de los requisitos de la norma ISO 9001, busca la mejora continua del desempeño.


Referencias bibliográficas

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25-Cham Kim W, Mauborgne R. Fair process: managing in the knowledge economy. Harvard Business Rev 1997;(jul-aug):15-7.

Biblioteca Neiman

La Biblioteca Neiman incluye unos 166,000 volúmenes en los siguientes campos: Matemáticas, Computación, Física, Geofísica, Astronomía, Química e Ingeniería.La Biblioteca está suscripta a más de 1,000 periódicos especializados y brinda a sus usuarios, además de los servicios impresos tradicionales, una amplia y actualizada variedad de servicios electrónicos y audiovisuales.Entre las colecciones especiales que atesora la Biblioteca Neiman figuran la de Energía Solar, la de Estudios del Cerebro y la de Catálogos de Componentes Electrónicos.

Para más información: www.tau.ac.il/scilib/

Documentalista digital

En la sociedad del conocimiento, los documentalistas serán digitales o no serán, resultaría imposible poner orden en el caos de información en el que a veces se convierte Internet.
El documentalista es la persona que analiza y gestiona información con herramientas y criterios profesionales. Algunas de sus principales funciones son:

1-Controlar el universo informativo
2-conocer a los productores y emisores de información en diferentes esferas.
3-Seleccionar la información más adecuada a las necesidades de los usuarios, valorando el coste y el rendimiento que tendrán para ellos.

El documentalista digital puede responsabilizarse también de la negociación de derechos de uso y copyrights, un aspecto cada vez más importante en Internet. Dar a la información un valor añadido a través de su control y tratamiento, facilitando que los usuarios puedan recuperarla y utilizarla ordenadamente y de manera eficaz.
En los nuevos soportes electrónicos, la estructuración de los contenidos adquiere una importancia fundamental. La creación y gestión de bases de datos electrónicas es clave en todo este proceso, así como el control de las vías de acceso a la información a través de Internet. En la sociedad del conocimiento, los documentalistas deben conocer necesariamente las últimas herramientas tecnológicas para la gestión de la información.

¿Qué cualidades deben reunir?
La capacidad de organización es del todo imprescindible para el documentalista digital. En el caso de que gestione un sistema de información de cierta envergadura, ha de ser capaz también de coordinar las funciones del equipo de trabajo. El liderazgo aparece entonces como una cualidad fundamental.

¿Qué perspectivas laborales tienen?
Los documentalistas con conocimientos sólidos en el ámbito de las tecnologías de la información suelen encontrar empleo sin problemas. Las salidas profesionales clásicas se ubican tanto en entidades que emiten información como en organizaciones que consumen información. Por ejemplo, pueden trabajar como:

*Directores de sistemas, servicios o unidades de información de grandes dimensiones.
*Directores de centros de información especializada.
*Responsables de productos en empresas de servicios documentales.
*Consultores en tecnologías de la información y la documentación.
*Jefes de proyectos de información y documentación.
*Jefes de información y documentación en las organizaciones.

La demanda de documentalistas en las administraciones públicas se ha estancado ligeramente en los últimos años. En la empresa privada, sin embargo, tiende a aumentar, a causa de la importancia cada vez mayor de la información en las estrategias de negocio.

El DOCUMENTALISTA EN EL TEJADO

Los documentalistas son profesionales que están formados para gestionar la información dentro de las organizaciones. Para ello, dominan las características y los distintos tipos de documentos que se encuentran en los diferentes soportes (papel o digital) y formatos. Además, son capaces de analizar, fijar y mejorar los flujos de información organizativa para la mejora de la productividad de ésta. Su formación es marcadamente interdisciplinar, por lo que los documentalistas muestran una gran capacidad de adaptación ante las nuevas situaciones y necesidades de las organizaciones.